Information till dig som ska överlåta dina fullmakter till en annan fullmaktshavare
OBS! Överlåtelser av fullmakter som är registrerade på Fullmaktskollen ska endast ske via Fullmaktskollen, inte direkt mot respektive försäkringsbolag.
För att vi ska kunna genomföra en överlåtelse behöver vi veta:
- Mellan vilka parter överlåtelsen ska ske.
- Vilka fullmakter som ska överlåtas – alla eller bara vissa.
- Vilka koder som ska gälla för respektive försäkringsbolag efter överlåtelsen.
- Vilka kontaktuppgifter (namn, e-post m.m.) som ska stå på fullmakterna efter överlåtelsen.
För att förenkla arbetet med koder och kontaktuppgifter kan du ladda ner två Excel-underlag från ert konto på Fullmaktskollen.
- En lista med alla koder per försäkringsbolag som används på dina fullmakter (Underlag)
- En lista med alla fullmakter som kan överlåtas (Stödlista)
I listan med koder fyller du i vilken ny kod som ska ersätta den nuvarande koden. Du skriver helt enkelt den nya koden i en kolumn bredvid den gamla.
I listan med kontaktuppgifter gör du på samma sätt: för varje kombination av förnamn, efternamn och e-postadress anger du vilka uppgifter som ska gälla efter överlåtelsen.
Vi skickar nya fullmakter till alla mottagare som tidigare tagit emot information om den gamla fullmakten och meddelar dem vem som är ny fullmaktshavare och vilken ev ny kod och ny kontaktuppgift som ska gäller på fullmakten efter överlåtelsen. Den gamla fullmakten inaktiveras. Vi meddelar också dina kunder att fullmakten har bytt fullmaktsgivare via mail och SMS. Här kan du se hur den informationen se ut.
OBS! Vi behöver också en transportfullmakt som ska undertecknas av både den gamla och nya fullmaktshavaren.
Vi granskar innehållet i underlaget du laddar upp och genomför överlåtelsen när underlaget och transportfullmakten båda är godkända.
Faktiska kostnader som uppkommer i samband med överlåtelsen faktureras mottagande fullmaktshavare enligt särskild prisuppgift.
Så här gör du:
1. Den fullmaktshavare som vill överlåta hela eller delar av sitt fullmaktsbestånd loggar in som administratör på sitt konto på Fullmaktskollen.
2. Klicka på ”Hantera överlåtelser” i menyn på startsidan.
3. När du hamnar på sidan Överlåtelse av fullmakter kan du ladda ner två olika underlag i Excel-format – Stödlista och Underlag.
4. Klicka på knapparna LADDA NER STÖDLISTA och LADDA NER UNDERLAG för att ladda ner filerna. När de hamnar på din dator kommer de att heta
161234567890-transfer-details.xlsx
och
161234567890-estimated-possible-to-transfer.xlsx
där 161234567890 motsvarar ert organisationsnummer.
5. Filen transfer-details innehåller alla koder och kontaktpersoner på samtliga gällande fullmakter på kontot och filen estimated-possible-to-transfer innehåller en lista på alla fullmakter med tillhörande koder och kontaktpersoner. Informationen på listorna är uppdelad i två flikar.
6. Filen transfer-details ligger till grund för överlåtelsen och är den fil som ska laddas upp igen när du har fyllt i alla uppgifter.
7. Fyll i organisationsnummer för den mottagande fullmaktsgivaren i cellen under ert eget organisationsnummer och ange om överlåtelsen gäller hela eller delar av fullmaktsbeståndet genom att skriva hel eller del i cellen vid Typ av överlåtelse.
8. Fyll i den kod som ska gälla efter överlåtelsen i kolumnen Ny kod och gör samma sak på flik två, fyll i nya kontaktuppgifter i kolumnerna för Nya kontaktuppgifter.
9. Om de tidigare uppgifterna ska gälla även efter överlåtelsen kopierar du helt enkelt uppgifterna från kolumnen Tidigare kod till kolumnen Ny kod.
10. Om det saknas en ny kod eller ny kontaktuppgift på någon rad så kommer fullmakten att sakna de uppgifterna när den skickas till mottagande bolag.
11. När underlaget är klart så sparar du filen och laddar upp underlaget på sidan Överlåtelse av fullmakter genom att klicka på knappen LADDA UPP UNDERLAG och bifoga din fil.
12. Meddela oss via mail på info@fullmaktskollen.se. när underlaget är uppladdat och bifoga en undertecknad Transportfullmakt som finns att hämta här.
13. Transportfullmakten måste vara ifylld och undertecknad av en behörig företrädare för både den avgivande och mottagande fullmaktshavaren.
Har du frågor kan du kontakta oss på info@fullmaktskollen.se så hjälper vi dig.