Frågor och svar

Hantering runt fullmakter och enskild firma kan skilja mellan bolagen som tar emot och granskar fullmakter. Du bör därför kontakta de aktuella bolagen direkt för att säkerställa hur deras hantering av fullmakter för enskild firma ser ut.

Filer / information om kunders innehav av olika liv- och pensionsförsäkringar, hos respektive mottagare av våra fullmakter, hanteras helt utanför Fullmaktskollen. Ni får tillgång till denna information på samma sätt som innan ni anslöt er till vår tjänst.

Fullmaktskollens tjänst har ett stort antal tekniska integrationer med andra system, bland annat Leo, Bonnaya, med flera. Som ansluten till Fullmaktskollen har du gett ditt medgivande att ett annat externt system får använda ditt konto hos oss för att läsa och skriva information om fullmakter, så att du kan se dem i ditt valda system.

Vi gör regelbundet uppdateringar och förbättringar av vår tjänst och meddelar alltid våra integrerade parter när det sker systemförändringar, eftersom det kan påverka deras system och dig som användare. Eftersom du är Webbtjänstansvarig för ett konto på Fullmaktskollen, med teknisk integration mot ett externt system, får du alltid en kopia av samma information som vi skickar till din leverantör.

När en pappersfullmakt skickas in till fullmaktskollen@tps.banctec.se sker inläsning till Fullmaktskollen klockan 14 varje dag. Om mejlet med PDF-filen kommer efter klockan 14 kommer fullmakten att läsas in nästkommande dag.

Läs mer om hur det fungerar med hantering av pappersfullmakter i Fullmaktskollen.

Fullmaktskollen har valt att använda BankID vilket innebär att man måste ha svenskt personnummer för att skriva under fullmakter. Kraven och specifikationerna för hur Fullmaktskollen ska fungera har tagits fram tillsammans med Svenska Försäkringsförmedlares Förening (SFM).

Om firmatecknare saknar svenskt personnummer kan de ge en ställningsfullmakt till någon inom företaget som har svenskt personnummer och som kan företräda firmatecknaren vid hantering av organisationens fullmakter i Fullmaktskollen. Om det inte finns någon anställd med svenskt personnummer som kan få en ställningsfullmakt för att företräda firmatecknaren, kontakta mottagande bolag direkt för att se om det finns en lösning då fullmakten måste hanteras utanför Fullmaktskollen.

Ibland kan det hända att vissa kunder har problem med att skriva under med BankID.

Detta beror ofta på att de antingen missar någon information, en kryssruta eller ett steg i processen. När kunden sitter på mobilen eller en dator med stor upplösning kan viktig information hamna utanför skärmen vilket gör att de inte kommer vidare i processen och de kan inte skriva under fullmakten.

Om det är första gången som kunden är inloggad i Fullmaktskollen måste de först godkänna Fullmaktskollens Användarvillkor genom att kryssa i rutan – Jag godkänner villkoren – innan de kommer in på sidan som visar alla deras fullmakter. Om kunden är angiven som företrädare för en organisation behöver de också bekräfta att de är behörig företrädare för organisationen.

För att skriva under en fullmakt därefter måste de;

1. Klicka på den fullmakt de ska skriva under
2. Klicka på knappen Skriv under fullmakt
3. Öppna BankID-appen
4. Läsa igenom informationstexten i BankID-appen, ibland måste man skrolla hela vägen ner för att Skriv under ska aktiveras i BankID-appen

1. Ange sin säkerhetskod i BankID-appen
2. Klicka på Skriv under i BankID-appen
3. Gå tillbaka till sidan med fullmakter för att verifiera att fullmakten nu står som Gällande

Nej, fullmakter som ska gälla för vissa anställda eller undanta anställda kan bara skapas digitalt.

Anledningen är att det finns logik i Fullmaktskollens system som håller reda på vilka anställda som är undantagna eller tillagda pa arbetsgivare så att “krockar” mellan fullmakter inte uppstår. Med ”krock” menas att två eller flera fullmakter omfattar samma anställda.

Fullmaktskollen saknar stöd för samordningsnummer. Vid behov av att hantera fullmakter med samordningsnummer kontakta mottagande bolag direkt för att se om det finns en lösning.

Fullmaktskollen kan i dagsläget inte hantera personer som saknar svenskt personnummer.

Om firmatecknare saknar svenskt personnummer kanske de kan ge en ställningsfullmakt till någon inom företaget som har svenskt personnummer och som kan företräda firmatecknaren vid hantering av organisationens fullmakter i Fullmaktskollen.

Vid behov av att hantera fullmakter med samordningsnummer kontakta mottagande bolag direkt för att se om det finns en lösning.

Det beror troligen på att det redan finns en förmedlingsfullmakt som omfattar samma anställda.

När det redan finns en gällande förmedlingsfullmakt som omfattar samtliga anställda så måste man lösa ”krocken” som uppstått för att Skriv under fullmakt-knappen ska visas.

I den gula rutan högst upp på den nya fullmakten beskrivs vad som behöver göras och om man klickar på länkarna i den gula rutan kommer man till ett förslag på hur det kan lösas.

Om kunden anser att lösningen är korrekt kan hen skriva under ändringen och därefter kan hen skriva under den nya fullmakten då Skriv under knappen nu ska vara synlig.

Här kan du läsa mer om hur Fullmaktskollen hanterar parallella förmedlingsfullmakter.

I samband med olika händelser relaterat till en fullmakt skickar Fullmaktskollen information via mejl och/eller SMS till fullmaktsgivaren. Här kan du se exempel på de mejl som skickas från tjänsten vid olika tillfällen.

Det finns idag inget stöd för att göra en massuppdatering av en förmedlares koder på flera fullmakter samtidigt.

Om ni vill ändra förmedlarkod eller byta förmedlare på en fullmakt så gör ni så här:

1. Klicka på Sök fullmakter
2. Skriv in kundens person- eller organisationsnummer och klicka på Sök
3. Klicka på fullmakten i listan
4. Klicka på knappen Skicka om fullmakten
5. Välj Välj från lista under Mottagare av fullmakten och kryssa för försäkringsbolagen du vill skicka till.
6. Fyll i den nya koden i kodrutan för försäkringsbolaget
7. Klicka på knappen Skicka igen

Nej, Fullmaktskollen accepterar endast BankID som elektronisk signatur.

Nej, man måste vara 18 år för att kunna skriva under en fullmakt i Fullmaktskollen, både på papper och digitalt.

Fullmaktskollen får inte automatiskt någon information om en person har avlidit. Däremot kan fullmaktshavaren gå in och inaktivera sin fullmakt när en kund har avlidit.

Fullmaktskollen har ingen särskild hantering för personer med skyddad identitet. För att registrera en person i tjänsten som ska skriva under sin fullmakt behöver förutom namn även kontaktuppgifter anges (mejl och/eller mobilnummer).

Det är personuppgiftsansvarigs, i detta fall fullmaktshavaren,  ansvar att hantera sina kunders personuppgifter enligt gällande regler.

Vi lagrar bara uppgifter om namn, personnummer och e-post eller mobilnummer. Inget om personers adress.

Om man har ett svenskt personnummer som är kopplat till ett BankID så bör det fungera även om man har skyddad identitet.

Det finns ingen återkallelseblankett på papper i Fullmaktskollen.

Återkallelse ska ske via inloggning med BankID, på webben, men om kunden inte har BankID så kan Fullmaktshavaren Inaktivera fullmakten vilket, i praktiken, är samma sak, dvs. fullmaktshavaren kan inte längre agera på fullmakten och har inte rätt att ta del av kundens försäkringsuppgifter / -innehav, från mottagarna av fullmakten.

Om fullmakten inte finns och aldrig har funnits i Fullmaktskollen utan har hanterats helt utanför vår tjänst måste ni kontakta respektive mottagare av den pappersfullmakten och fråga hur de vill att återkallelse av fullmakten ska ske.

Det kan finnas olika anledningar till varför ni inte får återkoppling om kundens innehav.

1. Vissa av våra anslutna aktörer är inte systemanslutna utan alla fullmakter mejlas, som PDF-filer, till en e-postadress som de ha angivit. Dessa aktörer får PDF-filer från Fullmaktskollen, bifogade i ett mejl per fullmakt, som mejlas till mottagaren så snart fullmaktsgivaren skrivit under fullmakten. Beroende på interna processer hos mottagarna och hur PDF-filerna hanteras när de kommit till den angivna e-postlådan, hos respektive mottagare av fullmakten, kan det ibland ta lite längre tid att få svar angående kundens innehav.
2. När kunden skrivit under fullmakten skickas en inledande kundfråga till respektive mottagare, om de är systemanslutna, där de måste svara Ja eller Nej på om det finns en kundrelation med fullmaktsgivaren. Om de svarar Nej får de inte tillgång till fullmakten och kommer därmed inte att skicka någon information om kundens innehav.
3. Om mottagaren är systemansluten och svarat Ja på kundfrågan men ingen information om kundens innehav skickats till fullmaktshavaren måste mottagaren av fullmakten undersöka vad som har hänt.

Fullmaktskollen gör ingen kontroll av firmatecknare utan det är fullmaktshavarens ansvar att säkerställa att rätt personer skriver under fullmakten och de som undertecknar fullmakten intygar sedan, i samband med underskriften, att de har behörighet att företräda fullmaktsgivaren. Den som utger sig för att vara behörig att företräda fullmaktsgivaren kan också vara det med stöd av en ställningsfullmakt från firmatecknare och det är fullmaktshavarens ansvar att kontrollera detta.

För att minimera risken att fel personer har tillgång till en organisations fullmakter så bör företrädare för bolaget, med jämna mellanrum, kontrollera att man tagit bort tidigare företrädare från organisationens konto i Fullmaktskollen. Man kan också, som företrädare, lägga in antingen en huvudadministratör eller en administratör, på kontot i Fullmaktskollen, som kan sköta detta för organisationens räkning.

Fullmaktskollen har ingen möjlighet att veta när personer som ligger inlagda som företrädare har slutat och inte längre ska ha behörighet att företräda organisationen.

När fullmakten är skannad, inskickad och lagrad på Fullmaktskollen kan du logga in i tjänsten och skicka om fullmakten till de bolag du saknar på blanketten.

Fullmaktskollens utformning av fullmakter saknar idag stöd för att begränsa dem så att de bara gäller mot ett eller några utpekade försäkringsbolag. 

Fullmaktskollen kan därmed inte hantera dessa fullmakter utan dessa måste hanteras direkt med önskad mottagare. 

När en person eller flera personer förekommer på minst en annan förmedlingsfullmakt innebär det att det redan finns en gällande förmedlingsfullmakt som omfattar samma anställda inkl. den/de som ni har namngett.

Den gällande fullmakten måste antingen uppdateras till att omfatta Samtliga anställda med undantag för angiven person/personer eller så måste den återkallas för att er fullmakt ska kunna skrivas under.

Det är endast en företrädare för organisationen som kan ändra vilka anställda som ska omfattas på en gällande fullmakt.

Det finns en gul informationsruta högst upp på själva fullmakten som beskriver de olika alternativ till lösning som finns och om man klickar på länkarna i den gula rutan kommer man till ett förslag på lösning.

Om kunden anser att föreslagen lösning är korrekt kan hen skriva under fullmakten igen med sitt BankID. Därefter kommer er fullmakt att kunna skrivas under.

Här kan ni läsa mer hur Fullmaktskollen hanterar parallella förmedlingsfullmakter

Här kan du läsa mer om vad som händer vid en transport och vilken information som skickas till kunder – Transport av fullmakter

När du skapar en ny fullmakt, direkt på fullmaktskollen.se eller via annat system (som t.ex. Leo, Bonnaya, Webcap mm) så skickar Fullmaktskollen ett mail, SMS eller både och till din kund – utifrån de kontaktuppgifter du angett på fullmakten.

Mailet kan t.ex. se ut enligt bilden nedan och innehåller en länk till www.fullmaktskollen.se där kunden kan logga in med BankID för att skriva under fullmakten.

Om kunden inte fått något mejl eller sms kan de ändå logga in i direkt på www.fullmaktskollen.se och skriva under fullmakten – mejlet är endast för information om att det finns en ny fullmakt att skriva under och innehåller inte någon personlig länk som måste användas för att kunna skriva under fullmakten.