Frågor och svar

Fullmaktskollen är en helt digital tjänst och det är bara anslutna aktörer som har tillgång till information om gällande fullmakter. En utskrift eller skärmdump av fullmaktsinformation kan inte användas som en giltig fullmakt.

Om ett icke anslutet bolag behöver tillgång till information om fullmakter i tjänsten kan ni hänvisa dem till oss på kansliet för information om hur de ansluter sig till oss. Kansliet når man på info@fullmaktskollen.se

Alla fullmaktshavare som registrerar fullmakter i Fullmaktskollen måste ha minst en användare registrerad med rättighet att lägga upp eller ta bort andra användare inom företaget.

Om användare med hög behörighet slutat och ni inte längre har någon med administratörsrättigheter, gör så här:

1. Er vd mejlar info@fullmaktskollen.se. I mejlet ska namn och telefonnummer på den nya administratören anges.
2. När vi mottagit mejlet kommer vi att ringa upp den nya administratören för att få hens personnummer. Personnumret behöver vi registrera för att inloggning på fullmaktskollen.se med BankID ska fungera.

Om personen inte har BankID men har svenskt personnummer kan Fullmaktskollens pappersblanketter användas. Läs mer här

Om personen företräder en organisation och saknar svenskt personnummer kan de eventuellt utse någon annan inom företaget som har svenskt personnummer. Läs mer här.

Om personen har samordningsnummer kan inte Fullmaktskollen användas. Läs mer här

Hantering av fullmakter för enskild firma kan skilja mellan bolagen som tar emot och granskar fullmakter. Du bör därför kontakta de aktuella bolagen direkt för att säkerställa hur deras hantering av fullmakter för enskild firma ser ut.

Nej, man måste vara 18 år för att kunna skriva under en fullmakt i Fullmaktskollen, både på pappersblankett och digitalt.

Fullmaktskollen får inte automatiskt någon information om en person har avlidit. Däremot kan fullmaktshavaren gå in och inaktivera sin fullmakt när en kund har avlidit.

Fullmaktskollen har ingen särskild hantering för personer med skyddad identitet. För att registrera en person i tjänsten som ska skriva under sin fullmakt behöver förutom namn även kontaktuppgifter anges (mejl och/eller mobilnummer).

Det är fullmaktshavaren som är personuppgiftsansvarig och har ansvar för att hantera sina kunders personuppgifter enligt gällande regler.

Fullmaktskollen lagrar bara uppgifter om namn, personnummer och mejl eller mobilnummer. Inga adressuppgifter hanteras.

Det finns ingen återkallelseblankett på papper i Fullmaktskollen.

Återkallelse kan endast göras via inloggning med BankID. Om kunden inte har BankID så kan Fullmaktshavaren inaktivera fullmakten vilket, får samma effekt Läs mer om här om återkallelse och inaktivering av fullmakt.

Om fullmakten aldrig har funnits i Fullmaktskollen utan har hanterats helt utanför vår tjänst måste du kontakta den som du lämnade fullmakt till, de bör kunna hjälpa dig vidare.

Det kan finnas olika anledningar till varför ni inte får återkoppling om kundens innehav.

1. Vissa av våra anslutna aktörer är inte systemanslutna utan alla fullmakter mejlas, som PDF-filer, till en mejladress som de ha angivit. Beroende på interna processer hos mottagarna och hur PDF-filerna hanteras kan det ibland ta lite längre tid att få svar angående kundens innehav.
2. När kunden skrivit under fullmakten skickas en inledande kundfråga till de systemanslutna mottagarna, där de måste svara Ja eller Nej på om det finns en kundrelation med fullmaktsgivaren. Om de svarar Nej får de inte tillgång till fullmakten och kommer därmed inte att skicka någon information om kundens innehav.
3. Om mottagaren är systemansluten och svarat Ja på kundfrågan men ändå inte skickat någon information om kundens innehav behöver du kontakta mottagaren av fullmakten direkt.

Fullmaktskollen gör ingen kontroll av firmatecknare utan det är fullmaktshavarens ansvar att säkerställa att rätt personer skriver under fullmakten. De som har angivits som företrädare på fullmakten intygar sedan, när de loggar in i tjänsten, att de har behörighet att företräda fullmaktsgivaren.

För att minimera risken att fel personer har tillgång till en organisations fullmakter så bör företrädare för bolaget, med jämna mellanrum, kontrollera att man tagit bort tidigare företrädare från organisationens konto i Fullmaktskollen. Man kan också, som företrädare, lägga in antingen en huvudadministratör eller en administratör, på kontot i Fullmaktskollen, som kan sköta detta för organisationens räkning. Du kan läsa om hur man gör här: Organisationsinställningar

Fullmaktskollen har ingen möjlighet att veta när personer som ligger inlagda som företrädare har slutat och inte längre ska ha behörighet att företräda organisationen.

När fullmakten är skannad, inskickad och lagrad på Fullmaktskollen kan du logga in i tjänsten och skicka om fullmakten till de bolag du saknar på blanketten.

Det beror troligen på att det redan finns en förmedlingsfullmakt som omfattar samma anställda.

I den gula rutan högst upp på den nya fullmakten beskrivs vad som behöver göras och om man klickar på länkarna i den gula rutan kommer man till ett förslag på hur det kan lösas.

Här kan du läsa mer om när förmedlingsfullmakter omfattar samma anställda.

I samband med olika händelser relaterat till en fullmakt skickar Fullmaktskollen information via mejl och/eller SMS till fullmaktsgivaren.

Här kan du se exempel på de mejl som skickas från tjänsten vid olika tillfällen.

Det finns idag inget systemstöd i Fullmaktskollen för att göra en massuppdatering av en förmedlares koder och kontaktuppgifter på flera fullmakter samtidigt, däremot kan man göra det på en fullmakt i taget.

Om ni vill ändra förmedlarkod, kontaktuppgifter eller byta förmedlare på en fullmakt så gör ni så här:

1. Klicka på Sök fullmakter
2. Skriv in kundens person- eller organisationsnummer och klicka på Sök
3. Klicka på fullmakten i listan
4. Klicka på knappen Skicka om fullmakten
5. Om du vill uppdatera kontaktuppgifterna kan du skriva in de nya kontaktuppgifterna under Kontaktperson 1 eller Kontaktperson 2.
6. Välj Välj från lista under Mottagare av fullmakten och kryssa i den eller de mottagare du vill skicka till.
7. Fyll i den nya koden i kodrutan för mottagaren
8. Klicka på knappen Skicka igen

Elektroniska signaturer i Fullmaktskollen görs med BankID.

Alla aktörer som tar emot och granskar fullmakter i Fullmaktskollen måste ha minst en användare registrerad med rättighet att lägga upp eller ta bort andra användare inom företaget.

Om användare med hög behörighet slutat och ni inte längre har någon med administratörsrättigheter, gör så här:

1. Er vd mejlar info@fullmaktskollen.se. I mejlet ska namn och telefonnummer på den nya administratören anges.
2. När vi mottagit mejlet kommer vi att ringa upp den nya administratören för att få hens personnummer. Personnumret behöver vi registrera för att inloggning på fullmaktskollen.se med BankID ska fungera.

En fullmakt är ett ensidigt förfogande från fullmaktsgivarens sida, vilket innebär att det inte är ett avtal mellan två parter utan en ensidig rättshandling där fullmaktsgivaren ger fullmaktshavaren rätt att agera i sitt namn. Fullmaktsgivaren kan välja att ta tillbaka denna rätt genom att återkalla fullmakten. I vissa fall kan fullmaktshavaren vilja avsluta sin roll som fullmaktshavare. Därför finns möjligheten i Fullmaktskollen att inaktivera fullmakten.

Oavsett om fullmakten återkallas eller inaktiveras kommer den inte längre kunna användas eller återupplivas. Alla parter som tidigare tagit emot fullmakten meddelas att den inte längre gäller.

Juridiskt sett anses en inaktiverad fullmakt inte vara återkallad, vilket innebär att fullmaktsgivaren fortfarande kan återkalla en redan inaktiverad fullmakt. Men detta har ingen praktisk betydelse, eftersom både Fullmaktskollen och alla anslutna parter redan betraktar en inaktiverad fullmakt som ogiltig så snart den är inaktiverad.

När fullmaktshavaren inaktiverar en fullmakt skickar Fullmaktskollen information via mejl och/eller SMS till fullmaktsgivaren.

Här kan du se hur information från Fullmaktskollen vid olika händelser är utformad.

Filer / information om kunders innehav av olika liv- och pensionsförsäkringar, hos respektive mottagare av våra fullmakter, hanteras helt utanför Fullmaktskollen. Ni får tillgång till denna information på samma sätt som innan ni anslöt er till vår tjänst.

Vid produktionssättning och andra typer av underhåll kan tillgång till tjänsten vara begränsad. Fullmaktskollen informerar därför alltid webbtjänstansvarig för de anslutna aktörerna när det sker systemuppdateringar

Fullmaktskollens tjänst har ett stort antal tekniska integrationer med andra system. Vi informerar även dessa systemleverantörer när vi gör tekniskt underhåll.

När en pappersfullmakt skickas in till fullmaktskollen@tps.banctec.se sker inläsning till Fullmaktskollen runt klockan 14 varje dag. Om mejlet med PDF-filen kommer efter detta klockslag kommer fullmakten att läsas in nästkommande dag.

Läs mer om hur det fungerar med hantering av pappersfullmakter i Fullmaktskollen.

Fullmaktskollen har valt att använda BankID vilket innebär att man måste ha svenskt personnummer för att skriva under och hantera fullmakter i tjänsten.

Fullmaktsgivare som inte har svenskt personnummer kan därför inte nyttja tjänsten.

Om en företrädare för en organisation saknar svenskt personnummer kan de eventuellt utse någon annan inom företaget som har svenskt personnummer och som kan företräda organisationen vid hantering av organisationens fullmakter i Fullmaktskollen.

Om Fullmaktskollen inte kan nyttjas för fullmaktshantering kontakta mottagande bolag direkt för att se om det finns en lösning då fullmakten måste hanteras utanför Fullmaktskollen.

Ibland kan det hända att vissa kunder har problem med att skriva under med BankID.

Detta kan bero på att de antingen missar någon information, en kryssruta eller ett steg i processen.

Om kunden har hög upplösning på mobilen eller på datorn kan viktig information hamna utanför skärmen vilket gör att de inte kommer vidare i processen och de kan därmed inte skriva under fullmakten.

Om det är första gången som kunden är inloggad i Fullmaktskollen måste de först godkänna Fullmaktskollens Användarvillkor genom att kryssa i rutan – Jag godkänner villkoren – innan de kommer in på sidan som visar alla deras fullmakter. Om kunden är angiven som företrädare för en organisation behöver de också bekräfta att de är behörig företrädare för organisationen.

För att skriva under en fullmakt därefter måste de;

1. Klicka på den fullmakt de ska skriva under
2. Klicka på knappen Skriv under fullmakt
3. Öppna BankID-appen
4. Läsa igenom informationstexten i BankID-appen, ibland måste man skrolla hela vägen ner för att Skriv under ska aktiveras i BankID-appen

5. Ange sin säkerhetskod i BankID-appen

6. Klicka på Skriv under i BankID-appen

7. Gå tillbaka till sidan med fullmakter för att verifiera att fullmakten nu står som Gällande

Ibland kan vissa säkerhetsprogram installerade på enheten som används blockera korrekt användning av webbsidan och BankID.

Om kunden upplever problem med detta kan det också vara en idé att testa på andra enheter eller webbläsare

Nej, fullmakter som ska gälla för vissa anställda eller undanta anställda kan bara skapas digitalt.

Anledningen är att det finns logik i Fullmaktskollens system som håller reda på vilka anställda som är undantagna eller tillagda pa arbetsgivare så att “krockar” mellan fullmakter inte uppstår. Med ”krock” menas att två eller flera fullmakter omfattar samma anställda.

Fullmaktskollen har valt att använda BankID vilket innebär att man måste ha svenskt personnummer för att skriva under och hantera fullmakter i tjänsten.

Fullmaktskollen kan i dagsläget inte hantera personer som saknar svenskt personnummer.

Vid behov av att hantera fullmakter med samordningsnummer kontakta mottagande bolag direkt för att se om det finns en lösning.

Fullmaktskollens utformning av fullmakter saknar idag stöd för att begränsa dem så att de bara gäller mot ett eller några utpekade försäkringsbolag. 

Fullmaktskollen kan därmed inte hantera dessa fullmakter utan dessa måste hanteras direkt med önskad mottagare. 

Fullmaktskollen kan inte hantera förmedlingsfullmakter för företag som omfattar samma anställda, vilket innebär att det blir en ”krock” mellan fullmakterna i systemet. Därför måste fullmakternas omfattning korrigeras; antingen kan en fullmakt omfatta alla anställda, endast vissa anställda eller undanta vissa anställda.

Det är endast organisationen som lämnat fullmakten som kan ändra vilka anställda som ska omfattas på en gällande fullmakt.

Det finns en gul informationsruta högst upp på själva fullmakten som beskriver de olika alternativ till lösning som finns och om man klickar på länkarna i den gula rutan kommer man till ett förslag på lösning.

Om kunden anser att föreslagen lösning är korrekt kan hen skriva under fullmakten igen med sitt BankID.

Här kan ni läsa mer hur Fullmaktskollen hanterar parallella förmedlingsfullmakter

Här kan du läsa mer om vad som händer vid en transport och vilken information som skickas till kunder – Transport av fullmakter

När du registrerar en ny fullmakt, direkt på fullmaktskollen.se eller via annat system så skickar Fullmaktskollen ett mejl, och/eller SMS till din kund – utifrån de kontaktuppgifter du angett på fullmakten och eventuella kontaktuppgifter som redan finns registrerade på personens konto i Fullmaktskollen.

Mejlet/SMS:et innehåller en länk till www.fullmaktskollen.se där kunden kan logga in med BankID för att skriva under fullmakten.

Om kunden inte fått något mejl eller SMS kan de ändå logga in i direkt på www.fullmaktskollen.se och skriva under fullmakten – notifieringen är endast för information om att det finns en ny fullmakt att skriva under och innehåller inte någon personlig länk som måste användas för att kunna skriva under fullmakten. Vissa fullmaktshavare kan också välja att inaktivera länkar i de notifieringar som skickas ut från Fullmaktskollen.