Dina personuppgifter

Vem registreras?

Fullmaktskollen hanterar uppgifter om dig som är privatperson och använder fullmaktskollen.se.
Om du är anställd hos eller firmatecknare för ett företag som använder fullmaktskollen.se kan vi också behöva hantera dina uppgifter.
Om du är företrädare, kontaktperson eller administratör hos ett företag som är anslutet till Fullmaktskollen kommer vi att använda dina personuppgifter för att kunna hålla vårt avtal med ditt företag.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

För de personuppgifter som används på fullmaktskollen.se finns flera aktörer som är personuppgiftsansvariga.
Fullmaktskollen i Sverige AB är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som du lämnar när du registrerar dig på fullmaktskollen.se, till exempel dina kontaktuppgifter. Samma sak gäller personuppgifter som företag och organisationer anslutna till fullmaktskollen.se har lämnat till Fullmaktskollen i Sverige AB.
För de personuppgifter som används i fullmakter och återkallelser är fullmaktshavaren personuppgiftsansvarig. Det innebär att när Fullmaktskollen använder dina personuppgifter i fullmakter och återkallelser så är det på uppdrag av den som är personuppgiftsansvarig.
Vem som är personuppgiftsansvarig framgår av fullmakten. Här finns en lista över anslutna fullmaktshavare med kontaktuppgifter. Ytterligare kontaktuppgifter kan finnas på fullmakten.
Anslutna försäkringsföretag och andra företag som tar emot och granskar fullmakten är också personuppgiftsansvariga för personuppgifterna i fullmakten om du är kund hos dem. Här finns en lista över företag som tar emot fullmakter.

Vilken rättslig grund har vi för att behandla dina personuppgifter?

Fullmaktskollen behandlar personuppgifter enligt paragraf 6.1 b i dataskyddsförordningen, som säger att det är lagligt att behandla personuppgifter när det är nödvändigt för att följa ett avtal. Avtalen är dels den eller de fullmakter som du har skrivit under, dels avtalet om att vi tillhandahåller tjänsten fullmaktskollen.se.
När Fullmaktskollen behandlar personuppgifter tar vi hänsyn till din integritet genom att begränsa de uppgifter som vi registrerar till ett absolut minimum. Dessutom kan ingen komma åt de registrerade uppgifterna om dig utan att ha behörighet för det.

Vilka uppgifter registreras för dig som skriver under en fullmakt och vad används de till?

När du själv registrerar dig på fullmaktskollen.se sparar vi namn, personnummer, e-postadress och mobilnummer. Uppgifterna använder vi för att kunna kontakta dig.
Uppgifter om dig kan också registreras av en fullmaktshavare som lägger upp en fullmakt. När du skriver under en fullmakt sparas uppgifter om din fullmakt, ditt namn, ditt personnummer, din e-postadress och ditt mobilnummer på fullmaktskollen.se. Information om fullmakten skickas till de anslutna försäkringsföretag och andra företag som tar emot och granskar fullmakter och som fullmaktshavaren har valt ska få informationen.

Vilka uppgifter registreras om dig som är företrädare, administratör eller kontaktperson och vad används de till?

Om du är företrädare, administratör eller kontaktperson så använder vi uppgifter om ditt namn, ditt personnummer, din e-postadress och ditt mobilnummer för att kunna kontakta rätt person med information om till exempel avtalsärenden, förvaltningsärenden, ändringar eller återkallelser.

Vilka uppgifter registreras om dig som har en arbetsgivare med fullmakter registrerade hos oss och vad används de till?

Din arbetsgivare behöver veta att en fullmakt om företagets tjänstepensionslösning omfattar rätt personer. Därför kan fullmaktskollen.se behöva registrera ditt personnummer och namn.

Hur används dina uppgifter för felsökning och administration?

Fullmaktskollen och våra externa leverantörer kan behöva använda alla uppgifter som finns i tjänsten för att felsöka eller administrera. Det är bara de personer som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbeten inom Fullmaktskollen eller leverantörerna som får tillgång till dina personuppgifter.

Varför används personnummer?

Vi använder personnummer för att veta att det är rätt person som loggar in och använder våra tjänster. Personnumret är också en del av fullmakten och används både av fullmaktshavare och av de företag som tar emot och granskar fullmakterna för att säkert kunna identifiera den person som har skrivit under fullmakten. För att minimera de personuppgifter som skickas via fullmaktskollen.se använder vi även personnumret för att identifiera vilka företag du är kund hos.
När en arbetsgivare skriver under en fullmakt används personnummer också för att det inte ska finnas några osäkerheter om vilka anställda som ska omfattas av fullmakten.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

När en fullmakt har slutat gälla sparar Fullmaktskollen uppgifterna i tio år, enligt gällande preskriptionsregler, plus ett extra år.
Du själv eller fullmaktshavaren kan alltid ta bort en fullmakt som inte har skrivits under. Då tas den bort direkt. Om en fullmakt inte är underskriven inom 30 dagar tas den alltid bort.

Vilka rättigheter har du enligt dataskyddsförordningen?

Du har rätt att begära att dina personuppgifter rättas eller raderas. Du har också rätt att invända mot att Fullmaktskollen behandlar dina personuppgifter.

Ändra eller radera dina uppgifter på Mina inställningar

Det är den personuppgiftsansvariga som ska se till att dina uppgifter hanteras på rätt sätt och att du kan ta tillvara din rätt.
Om ditt namn eller dina kontaktuppgifter är fel kan du logga in på fullmaktskollen.se och prova att ändra på Mina inställningar.
Om någon uppgift i fullmakten är fel ska du kontakta fullmaktshavaren för att uppgiften ska kunna rättas. Kontaktuppgifterna hittar du på fullmakten. Det finns även en lista över alla anslutna fullmaktshavares kontaktuppgifter.
Är det en uppgift som Fullmaktskollen ansvarar för, eller om du vill invända mot att vi behandlar dina personuppgifter, kan du kontakta oss på info@fullmaktskollen.se.
Fullmaktskollen i Sverige AB
Box 24 106
104 51 Stockholm
(Organisationsnummer: 556963-8017)

Om du är missnöjd

Om du vill klaga på hur Fullmaktskollen hanterar dina personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten på imy@imy.se.

Who is registered?

Fullmaktskollen processes data regarding you as a private person who uses fullmaktskollen.se.
If you are employed by, or are a company signatory for, a company which uses fullmaktskollen.se, we may also need to process your data.
If you are a representative, contact person or administrator at a company which is connected to Fullmaktskollen, we will use your personal data in order to be able to fulfil our agreement with your company.

Who is responsible for your personal data?       

For the personal data used on fullmaktskollen.se, there are several parties who act as personal data controllers.
Fullmaktskollen i Sverige AB is the personal data controller for the personal data you provide when you register on fullmaktskollen.se, e.g. your contact information. The same applies to personal data which companies and organisations connected to fullmaktskollen.se have provided to Fullmaktskollen i Sverige AB.
As regards the personal data used in powers of attorney and revocations, the agent is the personal data controller. This means that, when Fullmaktskollen uses your personal data in powers of attorney and revocations, it is on behalf of the company who is the personal data controller.
The personal data controller is set forth on the power of attorney. Here is a list of connected agents with contact information. Additional contact information may be found on the power of attorney.
Connected insurance companies and other companies which receive and review the power of attorney are also personal data controllers for the personal data in the power of attorney regarding you as their customer. Here is a list of companies which receive powers of attorney.

Fullmaktskollen processes personal data in accordance with section 6.1 b of the Swedish Data Protection Act (Sw: dataskyddsförordningen) which states that it is lawful to process personal data when it is necessary in order to comply with an agreement. The agreements consist of the power or powers of attorney signed by you as well as the agreement by which we provide the fullmaktskollen.se service.
When Fullmaktskollen processes personal data, we consider your integrity by limiting the information we register to an absolute minimum. In addition, no other party can gain access to the registered information about you without authorisation.

If you have signed a power of attorney, what data is registered about you and what is it used for?                       

When you register on fullmaktskollen.se, we save your name, personal identification number, e-mail address and mobile telephone number. We use the information in order to be able to contact you.
The information about you may also be registered by an agent who uploads a power of attorney. When you sign a power of attorney, information is saved regarding your power of attorney, your name, your personal identification number, your e-mail address and your mobile telephone number on fullmaktskollen.se. Information regarding the power of attorney is sent to the connected insurance companies and other companies which receive and review powers of attorney and which have been chosen by the agent to receive the information.

What data about you is registered if you are a representative, administrator or contact person and what is it used for?

If you are a representative, administrator or contact person, we use information regarding your name, your personal identification number, your e-mail address and your mobile telephone number in order to be able to contact the right person with information regarding, for example, contract matters, administrative matters, amendments or revocations.

What data is registered if you have an employer with powers of attorney registered with us and what is it used for?

Your employer needs to know that a power of attorney regarding the company’s pension insurance solution covers the right persons. Accordingly, fullmaktskollen.se needs to register your personal identification number and name.

How is your data used for troubleshooting and administration?           

Fullmaktskollen and our external providers may need to use all information available in the service in order to troubleshoot or perform administrative tasks. It is only those persons who require the information in order to be able to perform their work duties within Fullmaktskollen or the providers who have access to your personal data.

Why are personal ID numbers used?

We use personal identification numbers in order to know that it is the correct person who is logging on and using our services. The personal identification number is also part of the power of attorney and is used both by agents and the companies who receive and review the powers of attorney in order to be able to securely identify the person who has signed the power of attorney. In order to minimise the personal data sent via fullmaktskollen.se, we also use the personal identification number in order to identify the company of which you are a customer.
When an employer signs a power of attorney, the personal identification number is also used to avoid any uncertainties regarding which employee is covered by the power of attorney.

How long is your personal data saved?            

When a power of attorney ceases to apply, Fullmaktskollen saves the information for ten years in accordance with applicable rules regarding periods of limitation, plus an extra year.
You or the agent may always remove a power of attorney which has not been signed. It is then removed immediately. In the event a power of attorney is not signed within 30 days, it is always removed.

What rights do you have according to the Swedish Data Protection Act?       

You have a right to request correction or erasure of your personal data. You are also entitled to object to the processing of your personal data by Fullmaktskollen.

Amend or erase your information in your settings in Mina inställningar                   

It is the personal data controller who must ensure that your data is processed in the correct way and that you can exercise your rights.
In the event your name or contact information is incorrect, you can log on to fullmaktskollen.se and attempt to make a change in your settings in Mina inställningar.
In the event any information in the power of attorney is incorrect, contact the agent in order to correct the information. The contact information can be found on the power of attorney. There is also a list of contact information for all connected agents here.
As regards information for which Fullmaktskollen is responsible, or if you wish to object to our processing of your personal data, you can contact us at info@fullmaktskollen.se.
Fullmaktskollen i Sverige AB
Box 24 106
104 51 Stockholm
(Company registration no.: 556963-8017)

If you have a complaint

If you wish to lodge a complaint regarding how Fullmaktskollen processes your personal data, you may contact the Swedish Authority for Privacy Protection (formerly, the Swedish Data Protection Authority) at imy@imy.se.